Hatályos: [DÁTUM] napjától
Ez a tájékoztató a Conto CRM szoftver (app.contocrm.hu) felhasználóinak – a regisztrált könyvelőirodáknak és munkatársaiknak –, valamint az irodák ügyfeleinek szól. A contocrm.hu weboldal látogatóinak adatkezeléséről külön tájékoztató rendelkezik: Adatkezelési tájékoztató – contocrm.hu weboldal.
1. Kettős szerep: adatkezelő és adatfeldolgozó
A Conto CRM platform üzemeltetője: [PLATFORM CÉGNÉV] · Székhely: [SZÉKHELY] · Cégjegyzékszám: [CÉGJEGYZÉKSZÁM] · Adószám: [ADÓSZÁM] · E-mail: [email protected].
A platform kétféle szerepben kezel adatot:
- Adatkezelőként a saját ügyfélkapcsolataiban: a regisztrált könyvelőirodák és felhasználóik fiók-, számlázási és ügyfélszolgálati adatai (a weboldal látogatóinak adatairól külön tájékoztató szól).
- Adatfeldolgozóként a könyvelőirodák által a rendszerben kezelt adatok tekintetében: az irodák ügyfeleinek adatai felett az adatkezelő maga az iroda; a platform az iroda megbízásából és utasításai szerint jár el, a Felek közötti Adatfeldolgozási megállapodás (DPA) alapján, amely az ÁSZF 1. számú melléklete.
2. A platform mint adatkezelő – kezelt adatok
| Adatkör | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Iroda-fiók: irodanév, felhasználónév, e-mail, jelszó (bcrypt-hash), kétlépcsős azonosítás titka és hashelt tartalék kódjai, profilkép (opcionális) | A szolgáltatás nyújtása, belépés, biztonság | GDPR 6. cikk (1) b) | A szerződés megszűnését követő 90. napig (ÁSZF 7. pont), utána automatikus törlés |
| Számlázási adatok (számlázási név, adószám, cím, e-mail), Stripe-ügyfélazonosító, előfizetési adatok; átutalásos (Enterprise) fizetésnél a befizető bankszámlaszáma és a közlemény | Díjfizetés, számlakiállítás | GDPR 6. cikk (1) b), c) | 8 év (Számv. tv. 169. §) |
| Kiküldött rendszer-e-mailek naplója (címzett, tárgy, státusz) | Kézbesítés igazolása, hibakeresés | GDPR 6. cikk (1) f) | 1 év (automatikus törlés) |
| Segédtippek e-mailben (a próbaidős segítő levelek és a később küldött, a szoftver használatát segítő tippek, újdonságok): a fiók e-mail-címe, az iroda neve, a kiküldött lépések, a hozzájárulás időpontja és a nyilatkozat szövegének változata, a leiratkozás ideje | A szoftver használatba vételét segítő tippek és újdonságok küldése | GDPR 6. cikk (1) a) – a regisztrációnál külön, nem kötelező, előre be nem jelölt jelölőnégyzettel adott hozzájárulás; minden levél alján egy kattintással visszavonható (a visszavonás a korábbi küldés jogszerűségét nem érinti). A fiókkal kapcsolatos értesítések (pl. a próbaidő lejárata, számlázás) ettől függetlenek | A hozzájárulás visszavonásáig, legkésőbb a fiók adataival együtt (a szerződés megszűnését követő 90. napig); a hozzájárulás és a visszavonás időpontját a bizonyításhoz a fiók adataival együtt őrizzük |
| Biztonsági és tevékenységnapló (audit log: felhasználó, művelet, érintett rekord, IP-cím, időpont) | Biztonság, elszámoltathatóság, visszaélés-felderítés | GDPR 6. cikk (1) f) | 24 hónap, utána automatikus törlés vagy az IP-cím eltávolítása |
| Jelszó-helyreállító tokenek, munkatársi/ügyfél-meghívók | Fiók-helyreállítás, meghívás | GDPR 6. cikk (1) b) | Lejárt token: 1 nap; felhasznált: 30 nap; meghívók: 30 nap (automatikus törlés) |
| Ismeretlen vagy megszűnt bizonylat-beküldési címre érkezett e-mail (feladó neve, e-mail-címe, a levél tartalma és mellékletei) — amely egyetlen irodához sem rendelhető (a feladó e-mail-címe, a levél tárgya és melléklete) | A feladó értesítése, hogy rossz címre küldte (csak hitelesített, nem automata feladónak, naponta egyszer); a levél tartalmát a platform nem használja fel | GDPR 6. cikk (1) f) | Nem őrizzük meg: a rendszer a feladót értesíti, és a levelet mellékletestül azonnal törli; az elgépelt címek zöme már a levélszerveren visszapattan |
| Távozási visszajelzés a próba lejártakor vagy lemondáskor (egy kérdés: miért nem folytatod a Conto használatát): a választott ok, az önkéntesen megadott megjegyzés, a csomag és az aktív ügyfelek száma (a tárolt válasz felhasználót nem azonosít; az iroda fiókjának törlésekor az irodához fűződő kapcsolat is megszűnik). A válasz az ügyfélszolgálati postafiókba is megérkezik az iroda nevével és a válaszadó admin e-mail-címével, hogy szükség esetén megkereshessük | A szolgáltatás és az árazás fejlesztése | GDPR 6. cikk (1) f) – jogos érdek; a válaszadás önkéntes | A tárolt válasz: a rögzítéstől számított 24 hónap, utána automatikus törlés; az értesítő levél: a kapcsolatfelvételi levelekkel azonos ideig |
| Ügyfélszolgálat: az alkalmazás Támogatás oldalának „Írj nekünk” űrlapja (név, e-mail-cím, üzenet, a fiók és az iroda adatai, a csatolt képernyőkép), a „Hiba vagy javaslat” oldal bejelentései (a bejelentő, a cím, a leírás, az oldal és a böngésző megnevezése, az állapot és a válaszunk; a képernyőképet nem tároljuk, csak a nekünk szóló levél melléklete), valamint az [email protected] címre írt levelek | A megkeresés megválaszolása, hibaelhárítás | GDPR 6. cikk (1) b), f) | Ha nem jön létre szerződés: az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 12 hónap; ha szerződés jön létre: a szerződés megszűnése + 5 év; a lezárt hibabejelentés és javaslat a lezárástól számított 24 hónap, az iroda fiókjának törlésekor azonnal |
3. A platform, mint adatfeldolgozó – az irodák által kezelt adatok
Az iroda a rendszerben többek között az alábbi adatköröket kezelheti a saját ügyfeleiről; ezekhez a platform tárhelyet és feldolgozási funkciókat nyújt, saját célra nem használja fel:
- ügyfél-cégadatok (cégnév, adószám, cégjegyzékszám, cím, adózási mód, ÁFA-gyakoriság, könyvelési díj),
- kapcsolattartói adatok (név, e-mail, telefon),
- számlák és bizonylatok (feltöltött kép/PDF és a belőlük kinyert adatok),
- banki tranzakciós adatok (feltöltött bankkivonatból kinyert tételek), az ügyfélportálon feltöltött bankkivonatok (a visszaküldés okával együtt), valamint az iroda ügyfeleinek bankszámla-nyilvántartása (bankszámlaszámok),
- NAV Online Számla adatok (az iroda által megadott technikai felhasználóval lekérdezve): számla-összesítők, az iroda kezdeményezésére importált számlák teljes adattartalma és eredeti XML-állománya (archívum), valamint az adószám alapján lekért adózói (cég-) adatok,
- e-mailben beküldött bizonylatok: az iroda ügyfelenként egyedi beküldési címére érkező levelek (a feladó neve és e-mail-címe — ez az ügyfél szállítója, vevője vagy más harmadik személy is lehet —, a levél és mellékletei); a feldolgozható mellékletek a számlák közé kerülnek, a levél a platform központi bizonylat-postafiókjában a feldolgozás után 30 napig marad meg, utána automatikusan törlődik,
- könyvelés-előkészítési adatok: kontírozási szabályok és kontírozás, banki párosítás, az exportok naplója (ki, mikor, milyen adatkört exportált),
- EU-adószám-ellenőrzések (VIES): a számlákon szereplő partnerek közösségi adószáma és az ügyfél saját közösségi adószáma, az Európai Bizottság VIES-rendszerének válasza (érvényes-e, a tagállam által közölt név és cím, a lekérdezés azonosítója) és a lekérdezés időpontja — bizonyítékként, hogy a partner adószáma az adott napon érvényes volt. A lekérdezéshez az EU-adószám az Európai Bizottság VIES-rendszeréhez (önálló adatkezelő) kerül továbbításra,
- hatósági (NAV-) levelek és a belőlük kinyert határidő-adatok,
- dokumentumok, üzenetváltás, feladatok, határidők, óranapló-bejegyzések,
- ügyfélportál-fiókok (e-mail, jelszó-hash) és befizetendő-értesítők,
- érdeklődő-adatok az iroda weboldali űrlapjáról (a nem konvertált érdeklődők 24 hónap után automatikusan törlődnek).
Az érintettek (az iroda ügyfelei) a jogaikat elsődlegesen a saját könyvelőirodájuknál gyakorolhatják; a platform az iroda utasítására működik közre.
4. Címzettek, al-adatfeldolgozók
| Címzett | Szerep, továbbított adatok | Hely |
|---|---|---|
| Rackforest Zrt. | Szerver-infrastruktúra: alkalmazás, API, adatbázis, fájltár (VPS), valamint az e-mail-küldés és a bizonylat-beküldési postafiók (e-mail-fogadás) tárhelye | Magyarország (budapesti adatközpont) |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.) | AI-funkciók: a feltöltött számlaképek/PDF-ek, bankkivonat-részletek, NAV-levelek tartalma, az asszisztensnek feltett kérdések és a megválaszolásukhoz lekért összesített adatok. Az API-n küldött adatokat az OpenAI nem használja modelljei tanítására. A továbbítás garanciája az OpenAI Ireland Ltd.-vel kötött adatfeldolgozási kiegészítésben foglalt általános szerződési feltételek (SCC, 2. és 3. modul; (EU) 2021/914 végrehajtási határozat). | A feldolgozás az EGT-n kívül, az USA-ban is történhet |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Előfizetési díjak és (bekötés esetén) az iroda ügyfél-fizetéseinek kártyás fizetése; kártyaadat a platformhoz nem kerül | Írország (EU) |
| Barion Payment Zrt. | Bekötés esetén az iroda ügyfél-fizetéseinek kártyás fizetése az iroda saját Barion-fiókján keresztül; kártyaadat a platformhoz nem kerül (a Barion MNB-felügyelt pénzforgalmi intézmény) | Magyarország |
| Billingo Technologies Zrt. | A platform előfizetési számláinak kiállítása; bekötés esetén az iroda saját számlázása | Magyarország |
| KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) | Bekötés esetén az iroda saját számlázása | Magyarország |
| NAV | Online Számla lekérdezés az iroda technikai felhasználójával: számla-összesítők, számlaadatok és adózói adatok lekérdezése (a NAV önálló adatkezelő; a lekérdezéshez az adószám és a technikai felhasználó azonosítói továbbítódnak) | Magyarország |
| Cloudflare, Inc. | Az alkalmazás és az API forgalmának továbbítása és védelme (webes alkalmazás-tűzfal, DDoS-védelem, titkosított kapcsolat); a felhasználó IP-címe és a továbbított adatok a Cloudflare hálózatán haladnak át, tárolás nélkül | EU és a Cloudflare globális hálózata; az USA-ba is továbbítódhat – garancia: EU–USA adatvédelmi keret (DPF), ennek hiányában SCC |
| Cloudflare, Inc. (R2 tárhely) | Telephelyen kívüli biztonsági mentés (az adatbázis és a feltöltött fájlok napi másolata) – feltöltés előtt a mi szerverünkön titkosítva, így a Cloudflare a tartalmat nem látja; a törölt adat a mentésből legkésőbb 30 napon belül kikopik | EU (az Európai Unió joghatóságához kötött tároló) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Alkalmazáshiba-figyelés: a szerveroldali programhibák technikai adatai (hibaüzenet, a hiba helye a kódban, a kérés módja és lekérdezési paraméterek nélküli címe) – a kérések tartalmát, az IP-címet, a sütiket, a felhasználók azonosítóit és a naplósorokat küldés előtt kiszűrjük; a hibajegyek legfeljebb 90 napig maradnak meg. Az USA felé történő továbbítás garanciája a szolgáltató EU–USA adatvédelmi keret (DPF) szerinti tanúsítása, ennek hiányában vagy megszűnése esetén az általános szerződési feltételek (SCC). | EU (Frankfurt, Németország); az USA-ba is továbbítódhat |
[Tervezett/opcionális, aktiválás esetén a lista bővítendő: Cloudflare Turnstile (bot-védelem).]
5. Megőrzési idők összefoglalva
- Számviteli bizonylatok, számlák: 8 év (2000. évi C. tv. 169. §)
- Szerződéses/kapcsolattartási adatok: a szerződés megszűnése + 5 év (Ptk. szerinti elévülés)
- E-mail-napló: 1 év, nem konvertált érdeklődők (az irodák űrlapjairól): 24 hónap, lejárt tokenek/meghívók: 1–30 nap, a próba lejártakor vagy lemondáskor adott visszajelzések: 24 hónap — mind automatikus törléssel
- Bizonylat-beküldési postafiók: a feldolgozott levelek a feldolgozástól számított 30 napig, az ismert címre érkezett, de hiányosan feldolgozható levelek a beérkezéstől számított legfeljebb 30 napig maradnak meg; ezután a rendszer automatikusan törli őket. Az ismeretlen címre érkezett levelet a rendszer nem őrzi meg: a feladót értesíti, és a levelet azonnal törli. A beküldő minden feldolgozott levélről visszaigazolást kap.
- Az irodák által kezelt bizonylatok, köztük a NAV-ból archivált számla-XML-ek: az iroda (adatkezelő) döntése szerint — jellemzően a számviteli megőrzési idő (8 év) végéig —, legkésőbb az ügyfél vagy a fiók törléséig, illetve a DPA 10. pontja szerinti időpontig (a szerződés megszűnését követő 90. nap).
- Fiókadatok: a szerződés megszűnését követő 90. napig (ÁSZF 7. pont), utána automatikus törlés; a Szolgáltató saját számlázási iratait a számviteli megőrzési ideig (8 év), a szerződéses adatokat a szerződés megszűnését követő 5 évig őrzi
6. Adatbiztonság – a ténylegesen alkalmazott intézkedések
- Titkosított adatátvitel (HTTPS/TLS) minden felületen; automatikusan megújuló tanúsítványok
- Jelszavak visszafejthetetlen tárolása (bcrypt); jelszócserekor minden korábbi munkamenet automatikus érvénytelenítése
- Kétlépcsős azonosítás (TOTP) — adminisztrátoroknak kötelező; egyszer használt kódok visszajátszás-védelme; tartalék kódok hashelt tárolása
- Adatbázis-szintű bérlő-szigetelés (Row Level Security): az irodák adatai egymástól technikailag elzártak, az alkalmazás dedikált, korlátozott jogú adatbázis-szerepkörrel fut
- Integrációs kulcsok (NAV, Billingo, Számlázz.hu, Stripe, Barion) AES-256 titkosítással tárolva
- Feltöltött és e-mailben beküldött fájlok vírus-ellenőrzése; letöltés kizárólag jogosultság-ellenőrzés után, rövid életű, aláírt hivatkozásokkal
- Bizonylat-beküldési címek kitalálhatatlan, ügyfelenként egyedi azonosítóval, amelyet az iroda bármikor lecserélhet (a régi cím azonnal megszűnik); az ismeretlen címre érkező levél egyetlen irodához sem kerül
- Kérésgyakoriság-korlátozás (rate limiting) a visszaélés-érzékeny végpontokon; tevékenység-naplózás (audit log) IP-címmel
- Napi automatikus mentés, a visszaállíthatóság havi tesztelésével; a mentések a szolgáltatás infrastruktúráján belül tárolódnak, titkosított másolatuk a szolgáltatás infrastruktúráján kívül, az Európai Unióban (Cloudflare R2) is tárolódik
- Kiszolgáló-szintű védelem: tűzfal, betörési kísérletek automatikus tiltása (fail2ban), automatikus biztonsági frissítések
- Az adatok elsődleges tárolása az EU-ban, magyarországi adatközpontban történik; az AI-funkciók igénybevételekor és a hibafigyelésnél a feldolgozás az USA-ban is történhet (4. pont)
7. Helyi tárolás és sütik az alkalmazásban
- Alkalmazás (app.contocrm.hu): a belépési token és a felületi beállítások a böngésző helyi tárolójában (localStorage) tárolódnak — a működéshez szükségesek, követésre nem szolgálnak. Az alkalmazás és az API forgalmát védő Cloudflare biztonsági okból (botvédelem) rövid életű, szükséges sütit helyezhet el (
__cf_bm, legfeljebb 30 perc; biztonsági ellenőrzés teljesítése utáncf_clearance); ezek nem követnek és nem mérnek. - A contocrm.hu weboldal sütijei: lásd a weboldal adatkezelési tájékoztatóját és a Süti-tájékoztatót.
8. Az érintettek jogai és gyakorlásuk
- Hozzáférés (15. cikk): az ügyfélportálon az „Adataim” menüben az érintett önkiszolgálóan, azonnal letöltheti a róla kezelt adatok másolatát; az irodák a felületről ügyfelenkénti adat-exportot készíthetnek.
- Helyesbítés (16. cikk): a pontatlan adat a felületen javítható, illetve kérhető.
- Törlés (17. cikk): a rendszer beépített törlési funkciója a számviteli megőrzés alá eső iratok megtartása mellett anonimizálja a személyes adatokat.
- Korlátozás (18. cikk) és tiltakozás (21. cikk).
- Adathordozhatóság (20. cikk): az adatok tagolt, géppel olvasható formátumban (CSV/XLSX/JSON) exportálhatók.
A kérelmeket az [email protected] címen, illetve az iroda ügyfelei a saját könyvelőirodájuknál nyújthatják be; a válaszadás határideje a kérelem kézhezvételétől számított egy hónap (indokolt esetben meghosszabbítható, GDPR 12. cikk (3)). Adatvédelmi incidens esetén a platform a GDPR 33–34. cikke szerint jár el, és adatfeldolgozóként a DPA 8. pontja szerinti, legfeljebb 48 órás határidőn belül értesíti az érintett irodát. A platform a saját adatkezelését érintő adatvédelmi incidenst a tudomásra jutástól számított legfeljebb 72 órán belül bejelenti a NAIH-nak, kivéve ha az incidens valószínűleg nem jár kockázattal az érintettek jogaira (GDPR 33. cikk). Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár, az érintetteket indokolatlan késedelem nélkül értesíti (34. cikk). Minden incidenst belső nyilvántartásban rögzít (33. cikk (5)).
9. Jogorvoslat
Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat:
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. · www.naih.hu · [email protected]
Bírósági jogérvényesítésre a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is lehetőség van.