Hatályos: [DÁTUM] napjától · [JOGÁSZ: a dokumentum a rendszer valós működése alapján készült; a jogalapok végső minősítése, a nemzetközi adattovábbítás garanciái (SCC) és a DPA-melléklet jogászi véglegesítést igényel]
1. Kettős szerep: adatkezelő és adatfeldolgozó
A Conto CRM platform üzemeltetője: [PLATFORM CÉGNÉV] · Székhely: [SZÉKHELY] · Cégjegyzékszám: [CÉGJEGYZÉKSZÁM] · Adószám: [ADÓSZÁM] · E-mail: info@contocrm.hu.
A platform kétféle szerepben kezel adatot:
- Adatkezelőként a saját ügyfélkapcsolataiban: a regisztrált könyvelőirodák fiók- és számlázási adatai, a marketing-weboldal látogatói, hírlevél-feliratkozók, ajánlatkérők.
- Adatfeldolgozóként a könyvelőirodák által a rendszerben kezelt adatok tekintetében: az irodák ügyfeleinek adatai felett az adatkezelő maga az iroda; a platform az iroda megbízásából és utasításai szerint jár el, a Felek közötti Adatfeldolgozási megállapodás (DPA) alapján, amely az ÁSZF 1. számú melléklete. [JOGÁSZ: a DPA véglegesítése.]
2. A platform mint adatkezelő – kezelt adatok
| Adatkör | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Iroda-fiók: irodanév, felhasználónév, e-mail, jelszó (bcrypt-hash), kétlépcsős azonosítás titka és hashelt tartalék kódjai, profilkép (opcionális) | A szolgáltatás nyújtása, belépés, biztonság | GDPR 6. cikk (1) b) | A fiók törléséig |
| Számlázási adatok (számlázási név, adószám, cím, e-mail), Stripe-ügyfélazonosító, előfizetési adatok | Díjfizetés, számlakiállítás | GDPR 6. cikk (1) b), c) | 8 év (Számv. tv. 169. §) |
| Kiküldött rendszer-e-mailek naplója (címzett, tárgy, státusz) | Kézbesítés igazolása, hibakeresés | GDPR 6. cikk (1) f) | 1 év (automatikus törlés) |
| Biztonsági és tevékenységnapló (audit log: felhasználó, művelet, érintett rekord, IP-cím, időpont) | Biztonság, elszámoltathatóság, visszaélés-felderítés | GDPR 6. cikk (1) f) | [X év – JOGÁSZ/üzleti döntés, javasolt: 5 év] |
| Jelszó-helyreállító tokenek, munkatársi/ügyfél-meghívók | Fiók-helyreállítás, meghívás | GDPR 6. cikk (1) b) | Lejárt token: 1 nap; felhasznált: 30 nap; meghívók: 30 nap (automatikus törlés) |
| Terméktámogatási chat (weboldali „Segítség” ablak) üzenetei | Belépés előtti terméktámogatás | GDPR 6. cikk (1) f) | Nem kerül tárolásra – a válasz generálásához az OpenAI felé továbbítódik, a platform nem őrzi meg |
| Hírlevél-feliratkozás (név, e-mail) – ha a látogató feliratkozik | Hírlevél-küldés | GDPR 6. cikk (1) a) – hozzájárulás, bármikor visszavonható | Leiratkozásig |
| Ajánlatkérés, kapcsolatfelvétel (info@contocrm.hu) | Megkeresés megválaszolása | GDPR 6. cikk (1) b), f) | [X év] |
3. A platform mint adatfeldolgozó – az irodák által kezelt adatok
Az iroda a rendszerben többek között az alábbi adatköröket kezelheti a saját ügyfeleiről; ezekhez a platform tárhelyet és feldolgozási funkciókat nyújt, saját célra nem használja fel:
- ügyfél-cégadatok (cégnév, adószám, cégjegyzékszám, cím, adózási mód, ÁFA-gyakoriság, könyvelési díj),
- kapcsolattartói adatok (név, e-mail, telefon),
- számlák és bizonylatok (feltöltött kép/PDF és a belőlük kinyert adatok),
- banki tranzakciós adatok (feltöltött bankkivonatból kinyert tételek),
- NAV Online Számla adatok (az iroda által megadott technikai felhasználóval lekérdezve),
- hatósági (NAV-) levelek és a belőlük kinyert határidő-adatok,
- dokumentumok, üzenetváltás, feladatok, határidők, óranapló-bejegyzések,
- ügyfélportál-fiókok (e-mail, jelszó-hash) és befizetendő-értesítők,
- érdeklődő-adatok az iroda weboldali űrlapjáról (a nem konvertált érdeklődők 24 hónap után automatikusan törlődnek).
Az érintettek (az iroda ügyfelei) a jogaikat elsődlegesen a saját könyvelőirodájuknál gyakorolhatják; a platform az iroda utasítására működik közre.
4. Címzettek, al-adatfeldolgozók
| Címzett | Szerep, továbbított adatok | Hely |
|---|---|---|
| Rackforest Zrt. | Szerver-infrastruktúra: alkalmazás, API, adatbázis, fájltár (VPS), valamint a marketing-weboldal és az e-mail-küldés tárhelye | Magyarország (budapesti adatközpont) |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.) | AI-funkciók: a feltöltött számlaképek/PDF-ek, bankkivonat-részletek, NAV-levelek tartalma, az asszisztensnek feltett kérdések és a megválaszolásukhoz lekért összesített adatok. Az API-n küldött adatokat az OpenAI nem használja modelljei tanítására. [JOGÁSZ: adattovábbítási garanciák – SCC/DPF ellenőrzése] | EU/USA |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Előfizetési díjak és (bekötés esetén) az iroda ügyfél-fizetéseinek kártyás fizetése; kártyaadat a platformhoz nem kerül | Írország (EU) |
| Billingo Technologies Zrt. | A platform előfizetési számláinak kiállítása; bekötés esetén az iroda saját számlázása | Magyarország |
| KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) | Bekötés esetén az iroda saját számlázása | Magyarország |
| NAV | Online Számla lekérdezés az iroda technikai felhasználójával (a NAV önálló adatkezelő) | Magyarország |
| Google (Fonts) | A marketing-weboldal betűtípusai a Google szervereiről töltődnek – a látogató IP-címe a Google felé továbbítódik | EU/USA |
| Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) | A marketing-weboldal látogatottsági statisztikája – kizárólag a látogató hozzájárulása esetén, IP-anonimizálással; a mérőkód a hozzájárulásig be sem töltődik. Részletek: Süti-tájékoztató. [JOGÁSZ: továbbítási garanciák – DPF/SCC ellenőrzése] | EU/USA |
| Google Ireland Ltd. (Google Ads) | Hirdetéskonverzió-mérés és remarketing a marketing-weboldalon – kizárólag a látogató külön (marketing-kategóriás) hozzájárulása esetén; a hozzájárulási jelzések átadása a Google Consent Mode v2 szerint történik, az el nem fogadott kategória a Google felé is tiltott. [JOGÁSZ: továbbítási garanciák – DPF/SCC ellenőrzése] | EU/USA |
[Tervezett/opcionális, aktiválás esetén a lista bővítendő: Cloudflare R2 (telephelyen kívüli titkosított mentés), Cloudflare Turnstile (bot-védelem).]
5. Megőrzési idők összefoglalva
- Számviteli bizonylatok, számlák: 8 év (2000. évi C. tv. 169. §)
- Szerződéses/kapcsolattartási adatok: a szerződés megszűnése + 5 év (Ptk. szerinti elévülés)
- E-mail-napló: 1 év, nem konvertált érdeklődők: 24 hónap, lejárt tokenek/meghívók: 1–30 nap — mind automatikus törléssel
- Fiókadatok: a fiók törléséig; a törlés a számviteli iratok kivételével teljes, a kapcsolattartási adatok anonimizálhatók
6. Adatbiztonság – a ténylegesen alkalmazott intézkedések
- Titkosított adatátvitel (HTTPS/TLS) minden felületen; automatikusan megújuló tanúsítványok
- Jelszavak visszafejthetetlen tárolása (bcrypt); jelszócserekor minden korábbi munkamenet automatikus érvénytelenítése
- Kétlépcsős azonosítás (TOTP) — adminisztrátoroknak kötelező; egyszer használt kódok visszajátszás-védelme; tartalék kódok hashelt tárolása
- Adatbázis-szintű bérlő-szigetelés (Row Level Security): az irodák adatai egymástól technikailag elzártak, az alkalmazás dedikált, korlátozott jogú adatbázis-szerepkörrel fut
- Integrációs kulcsok (NAV, Billingo, Számlázz.hu, Stripe) AES-256 titkosítással tárolva
- Feltöltött fájlok vírus-ellenőrzése; letöltés kizárólag jogosultság-ellenőrzés után, rövid életű, aláírt hivatkozásokkal
- Kérésgyakoriság-korlátozás (rate limiting) a visszaélés-érzékeny végpontokon; tevékenység-naplózás (audit log) IP-címmel
- Napi automatikus mentés, a visszaállíthatóság havi tesztelésével; a mentések a szolgáltatás infrastruktúráján belül tárolódnak [tervezett: telephelyen kívüli titkosított másolat]
- Kiszolgáló-szintű védelem: tűzfal, betörési kísérletek automatikus tiltása (fail2ban), automatikus biztonsági frissítések
- Az adatok az EU-ban, magyarországi adatközpontban tárolódnak
7. Sütik és helyi tárolás
- Alkalmazás (app.contocrm.hu): a belépési token és a felületi beállítások a böngésző helyi tárolójában (localStorage) tárolódnak — a működéshez szükségesek, követésre nem szolgálnak.
- Marketing-weboldal (contocrm.hu): a működéshez szükséges sütik mellett — kizárólag a látogató előzetes, kategóriánkénti hozzájárulásával — statisztikai sütik (Google Analytics 4, a forgalom mérésére, IP-anonimizálással) és marketing sütik (Google Ads: konverziómérés, remarketing) használhatók. A mérőkód a hozzájárulásig be sem töltődik; a hozzájárulás a lábléc „Süti-beállítások” linkjével kategóriánként, bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonható, ahogyan megadható volt — a visszavont kategória sütijeit a weboldal automatikusan törli. A sütik teljes listája és élettartama: Süti-tájékoztató.
8. Az érintettek jogai és gyakorlásuk
- Hozzáférés (15. cikk): az ügyfélportálon az „Adataim” menüben az érintett önkiszolgálóan, azonnal letöltheti a róla kezelt adatok másolatát; az irodák a felületről ügyfelenkénti adat-exportot készíthetnek.
- Helyesbítés (16. cikk): a pontatlan adat a felületen javítható, illetve kérhető.
- Törlés (17. cikk): a rendszer beépített törlési funkciója a számviteli megőrzés alá eső iratok megtartása mellett anonimizálja a személyes adatokat.
- Korlátozás (18. cikk) és tiltakozás (21. cikk).
- Adathordozhatóság (20. cikk): az adatok tagolt, géppel olvasható formátumban (CSV/XLSX/JSON) exportálhatók.
A kérelmeket az info@contocrm.hu címen, illetve az iroda ügyfelei a saját könyvelőirodájuknál nyújthatják be; a válaszadás határideje legfeljebb 30 nap. Adatvédelmi incidens esetén a platform a GDPR 33–34. cikke szerint jár el, és adatfeldolgozóként haladéktalanul értesíti az érintett irodát. [JOGÁSZ: incidens-eljárásrend rögzítése.]
9. Jogorvoslat
Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat:
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. · www.naih.hu · ugyfelszolgalat@naih.hu
Bírósági jogérvényesítésre a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is lehetőség van.