Ügyfélportál könyvelőirodáknak

„Megvan már a bevallásom?”

Minden könyvelő ismeri: hónap elején csörög a telefon, jönnek az e-mailek — státuszt kérdeznek, számlát küldenének, igazolást keresnek. Ezek egyenként két percek, összesen viszont a napod jelentős része. Az ügyfélportál ezt fordítja meg: az ügyfeled önkiszolgálóan látja a saját ügyeit, te pedig dolgozhatsz.

Mit lát az ügyfeled a portálon?

1. Áttekintő. Egy képernyőn az aktuális, a késedelmes és a teljesített határidők száma, a közelgő határidők listája, a feldolgozás alatt álló számlák és a kifizetetlen díjszámlák — valamint a könyvelője neve és elérhetősége.
2. Határidők és bevallások. A Határidők menüben valós időben látja, mi van folyamatban, mi készült el és mi késik. A NAV menüpont a bevallásai állapotát mutatja: „Előkészítés alatt”, „Folyamatban”, „Beküldve”.
3. Befizetendők. Pontosan látja, mit, mennyit, kinek, milyen számlaszámra és milyen közleménnyel kell utalnia, és hány nap van még hátra — KATA-nál, átalánynál a havi/negyedéves tételeket is, de csak azt, amit te már kiküldtél. A számlaszámot egy kattintással kimásolja.
4. Számlafeltöltés. A kapott számláit közvetlenül a portálra tölti fel (telefonról fotózva is), vagy e-mailben továbbítja a saját bizonylat-címére — nálad azonnal feldolgozási sorba kerülnek, e-mail-lavina nélkül. A kiállított számlái a NAV-ból jönnek, azokat nem kell beküldenie.
5. Hiányzó számlák és számlaképek. Ha a NAV-ból már megjött egy kapott számla adata, de a képe még nincs meg, a Számlák oldal tetején listában látja, és tételenként, egy gombbal pótolja. Itt látja azokat a számlákat is, amelyeket a NAV-ban nem szereplő partnertől vársz (pl. külföldi szolgáltató, bérleti díj).
6. Dokumentumok és üzenetek. A kért iratokat strukturáltan kéred be (látja, mi hiányzik még, és tételenként feltölti), az üzenetváltás pedig egy helyen marad. A Támogatás menüben az AI-asszisztens azonnal válaszol a kérdéseire, és ha kell, az ügyfél egy gombbal neked továbbítja a beszélgetést.
7. Online fizetés. A könyvelési díjat a Díjszámla menüben bankkártyával is rendezheti (Stripe vagy Barion — amelyiket bekötöd), a számlát a rendszer állítja ki a Billingón/Számlázz.hu-n keresztül.

Így használd

1. Meghívás. Az Ügyfelek menüben kattints az Új ügyfél gombra, és a Kapcsolattartó blokkban add meg az ügyfél e-mail-címét. A Létrehozás után a rendszer magától létrehozza a portál-fiókját, és meghívót küld neki — a link 72 óráig érvényes. Ha a link lejárt, az ügyfelet importáltad, vagy az e-mail címét később adtad meg, az ügyfélkarton Ügyfélportál kártyáján a Meghívó küldése (vagy újraküldése) gombbal küldhetsz újat; a kártya azt is mutatja, hogy az ügyfél aktiválta-e már a hozzáférését.
2. Első belépés. Az ügyfél a levélben lévő linkre kattint, a Jelszó beállítása oldalon megadja a jelszavát (legalább 8 karakter, benne kisbetű, nagybetű, szám és írásjel), és a Jelszó mentése és belépés gombbal rögtön a portálon van. Telepíteni semmit nem kell; a fejlécben lévő Bemutató gomb végigvezeti a menükön.
3. Bizonylat-cím átadása. Az ügyfélkarton Dokumentumok fülén a „Bizonylat-beküldés e-mailben” sorban látod az ügyfél saját címét. A Másolás gombbal küldd el neki — ide továbbíthatja a kapott számláit, belépés nélkül. Ha a cím rossz kezekbe kerül, az Új cím gombbal lecseréled (a régi azonnal érvénytelen).
4. Iratok bekérése. Ugyanitt, a Dokumentum-bekérések résznél kattints az Új bekérés gombra: adj meg címet, opcionálisan határidőt, a Tétel hozzáadása gombbal sorold fel a kért iratokat, majd Bekérés létrehozása. Az ügyfél a portál Dokumentumok menüjében tételenként tölti fel őket, és a határidő előtti héttől naponta emlékeztetőt kap, amíg valami hiányzik.
5. Befizetendők kiküldése. Az ügyfélkarton Befizetendők fülén a Kiküldés gombbal teszed láthatóvá a tételt a portálon. Ha az ügyfél utalt, a Rendezve gombbal lezárod — nála a „Rendezett tételek” közé kerül.
6. Válasz az üzenetekre. Amit az ügyfél a Támogatás menüben ír, az AI-asszisztens válaszaival együtt az ügyfélkarton Üzenetek fülén látod, és ott válaszolsz neki — az előzmény egy szálban marad.

Amit kapsz

• Ügyfelenkénti portál-fiók, automatikus meghívóval és bármikor újraküldhető linkkel — az ügyfélnek nem kell semmit telepítenie, jelszót e-mailben nem küldünk
• Saját adatai: határidők, bevallás-státuszok, kiküldött befizetendők, számlák, dokumentumok — más ügyfélét soha nem látja
• Számla-beküldés e-mailben is, ügyfelenként egyedi címre — belépés nélkül
• Hiányzó számlaképek tételes listája a portálon, egy kattintásos pótlással
• Hiányzó bankkivonatok számlánként és hónaponként — az ügyfél egy gombbal feltölti, a rendszer felismeri a számlát és az időszakot, te átnézed (Bankkivonat)
• Strukturált dokumentum-bekérés határidővel, hiánylistával és automatikus emlékeztetővel
• AI-asszisztens a portálon, könyvelőnek továbbítással; kétirányú üzenetküldés a teljes előzménnyel
• Díjszámlák áttekintése és bankkártyás fizetés
• GDPR-önkiszolgálás: az ügyfeled az Adataim menüben maga tölthet le másolatot a saját adatairól
• Mobilbarát felület — a legtöbb ügyfél telefonról használja