Óranapló

Melyik ügyfél éri meg a havidíját?

A havidíj fix, a ráfordított idő nem. Van ügyfél, akinél havonta egy óra a könyvelés, és van, aki ugyanannyiért hetente háromszor hív, cipősdobozban hozza a bizonylatokat, és közben jön egy NAV-ellenőrzés is. Amíg az időt senki nem méri, ez csak érzés. Az óranaplóval szám lesz belőle, és ár-tárgyaláskor vagy egy plusz munka kiszámlázásakor van mire hivatkoznod.

Hogyan működik?

1. Időmérő egy kattintással. Az ügyfél kartonján elindítod az időmérőt, amikor nekiállsz a munkának, és leállítod, amikor végeztél. A rendszer percre kerekítve rögzíti az eltelt időt.
2. Vagy utólag, percre. Ha elfelejtetted elindítani, vagy egy hívás után jut eszedbe, beírod a perceket és egy rövid leírást.
3. Ügyhöz köthető. A bejegyzést egy nyitott határidőhöz vagy NAV-ügyhöz kötheted. Így utólag is látszik, mennyi idő ment el egy bevallásra vagy egy ellenőrzésre, és ha külön díjat kérsz érte, alá tudod támasztani.
4. Nem marad bekapcsolva. Amíg fut egy időmérő, a CRM minden oldalán ott a jelzés a képernyő jobb felső sarkában: az eltelt idő, az ügyfél neve és egy leállító gomb.
5. Jövedelmezőség. Az óranapló adja a jövedelmezőségi riport alapját: a havidíjat a ráfordított órákkal elosztva kapod meg az ügyfelenkénti hatékony óradíjat.

Így használd

1. Nyisd meg az ügyfelet. Az Ügyfelek listából válaszd ki az ügyfelet, és kattints az Óranapló fülre. A fejlécben az „Összesen” mutatja az eddig rögzített időt órában és percben.
2. Válaszd ki az ügyet, ha van. A „Kapcsolódó ügy (opcionális)” listában az ügyfél nyitott határidői szerepelnek. Ha általános munkát végzel, hagyd a „— nincs, általános munka —” beállításon. A választás a következő indításra és kézi bejegyzésre vonatkozik.
3. Indítsd az időmérőt. Kattints az „Időmérő indítása” gombra. A számláló másodpercre mutatja az időt, mellette a „● fut” jelzés. Ha végeztél, kattints a „Leállítás” gombra, vagy bárhonnan a jobb felső jelző „Leállít” gombjára.
4. Vagy rögzítsd kézzel. Írd be a „Perc” mezőbe az időt, a „Leírás (opcionális)” mezőbe azt, mivel telt (például „telefonos egyeztetés a bérszámfejtésről”), és kattints a „Hozzáad” gombra.
5. Nézd át a listát. Minden bejegyzésnél ott a leírás, a munkatárs neve, a dátum, a kapcsolódó ügy és az időtartam. A hibás bejegyzést a sor végén lévő kuka ikonnal törölheted.
6. Nézd meg, megéri-e. Az adminként elérhető Analitika → Jövedelmezőség nézetben ügyfelenként látod a ráfordított órákat és a hatékony óradíjat. Az admin a Beállítások oldal „Jövedelmezőség – cél óradíj” részében adja meg az iroda cél óradíját; a riport ehhez képest jelöli zölddel vagy pirossal az ügyfeleket.

Amit kapsz

• Időmérő és kézi percbevitel ügyfelenként, leírással
• Határidőhöz vagy NAV-ügyhöz köthető bejegyzések
• Mindig látható jelzés a futó időmérőről, bárhonnan leállítható
• Összesített idő az ügyfélkartonon, minden tételnél a munkatárs nevével
• Ügyfelenkénti hatékony óradíj és a cél óradíj alatti ügyfelek jelzése az Analitikában
• Az óranapló a havi zárás csomag része: a Számlák fülön a „Havi zárás letöltése” gomb a számlák és a befizetendők mellett az óranaplót is egy XLSX-be teszi
• Az AI asszisztens is tudja, mennyi idő ment el egy ügyfélre az adott hónapban

Tippek

• Egyszerre egy időmérőd futhat. Ha másik ügyfélre váltasz, előbb állítsd le az előzőt, a rendszer szól is, ha elfelejtenéd.
• Telefon után azonnal rögzíts kézzel néhány percet. A sok rövid hívás adja ki a legtöbb rejtett órát.
• A jövedelmezőségi riportot negyedévente érdemes átnézni: a tartósan cél alatti ügyfeleknél ez a díjemelés legjobb alátámasztása.