Ügyfélkarton

Egy ügyfél, tíz helyen szétszórva?

Az ügyfél adatai a táblázatban vannak, a számlái a levelezőben, a határidői a naptárban, a szerződése egy mappában, a „mit is beszéltünk múltkor” pedig a fejedben. Ha kollégát kell beugrasztani, vagy az ügyfél épp telefonál, ezt mind össze kell kapkodni. A Contóban minden ügyfélnek egy kartonja van, és ott van minden, ami hozzá tartozik.

Hogyan működik?

1. Az ügyféllista a kiindulópont. Az Ügyfelek oldalon kereshetsz névre, adószámra vagy e-mailre, és szűrhetsz státuszra (Aktív, Inaktív, Lead, Mind). Minden sorban ott az adószám, a város, az ÁFA-gyakoriság, a címkék, a felelős könyvelő és a nyitott határidők száma. Az admin és az olvasó szerepkör a havi díjat is látja.
2. Új ügyfél adószámból. Ha az adószám mezőből továbblépsz, a Conto lekérdezi a NAV-tól az adózó törzsadatait, és kitölti a nevet és a címet. Amit már beírtál, azt nem írja felül. Ehhez legalább egy bekötött NAV technikai felhasználó kell az irodában.
3. Fülekre bontott karton. Az ügyfélkarton fülei: Összefoglaló, Határidők, Feladatok, Számlák, Dokumentumok, Befizetendők, Üzenetek, Jegyzetek, Óranapló és Napló.
4. Szerepkör szerint. A könyvelő a hozzá rendelt ügyfeleket kezeli. Az olvasó (riport) szerepkör csak az első öt fület látja. A Napló fül csak az adminé.

Mi van az egyes füleken?

• Összefoglaló: a kapcsolattartó, a könyvelési adatok (könyvelés típusa, adózási mód, ÁFA-bevallás gyakorisága, felelős könyvelő, havi díj), egyéni vállalkozónál a szüneteltetés időszakai, a megjegyzés és a címkék.
• Határidők és Feladatok: az ügyfél nyitott határidői, a NAV-kockázatosak külön jelölve. Itt vehetsz fel új feladatot is prioritással és határidővel.
• Számlák: számla feltöltése, AI-kiolvasás, ellenőrzés, valamint export CSV-be, XLSX-be, könyvelőprogramba, NAV XML-be vagy Kulcs-Könyvelés csomagba. A havi zárás egy XLSX-ben: számlák, befizetendők és óranapló.
• Dokumentumok: dokumentum-bekérések, iratmegőrző, az ügyfél saját bizonylat-beküldő e-mail-címe és az iratminták.
• Befizetendők: amit az ügyfélnek a NAV-nak vagy az önkormányzatnak utalnia kell — tervezetként előkészítve, az összeget te írod be és te küldöd ki a portálra.
• Üzenetek: beszélgetés az ügyféllel. Amit a portálon ír, itt jelenik meg, és innen válaszolsz.
• Jegyzetek: privát jegyzetek, amelyeket csak te és az admin láttok.
• Óranapló: időmérő vagy kézi bejegyzés percben, opcionálisan egy határidőhöz kötve.
• Napló: módosítási napló arról, ki mit és mikor változtatott.

Így használd

1. Vedd fel az ügyfelet. Az Ügyfelek oldalon kattints az „Új ügyfél” gombra (ez az admin jogosultsága). Írd be az adószámot, és lépj tovább: megjelenik a „NAV-ból kitöltve” visszajelzés, a név és a cím pedig már ott van.
2. Töltsd ki a könyvelési adatokat. Add meg a könyvelés típusát, az ÁFA-bevallás gyakoriságát, a havi könyvelési díjat, a felelős könyvelőt és az adózási módot. Ez utóbbi vezérli a befizetendők ütemezését. Végül kattints a „Létrehozás” gombra.
3. Kösd be a NAV-ot és a számlázót. Mentés után a „Szerkesztés” gombbal megadhatod az ügyfél NAV technikai felhasználóját és a számlázóprogramját, ha Billingóban vagy a Számlázz.hu-n számláz.
4. Generáld le az iratokat. A Dokumentumok fülön egy kattintással letöltheted a „Megbízási szerződés”, a „Meghatalmazás” és az „Adatkezelési nyilatkozat” mintáját, az ügyfél és az iroda adataival kitöltve, szerkeszthető DOCX-ben. A hiányzó adat helyén [KITÖLTENDŐ] áll.
5. Rendeld hozzá a könyvelőhöz. Az ügyféllistában az admin a sorban lévő legördülő menüből egy kattintással kiválaszthatja a felelős könyvelőt.

GDPR egy kattintásra

Ha egy ügyfél kéri a róla tárolt adatokat, a „GDPR export” gomb a teljes adatcsomagot JSON-fájlba tölti le. A „GDPR törlés” (csak adminnak) anonimizálja a személyes adatokat: törli a kapcsolattartó elérhetőségeit, a portálfiókot, az üzeneteket és a belső jegyzeteket, az ügyfelet pedig archiválja. A számviteli bizonylatok (számlák, díjszámlák, határidők) a törvényi megőrzési idő miatt megmaradnak. A törlés nem vonható vissza, ezért a megerősítéshez be kell gépelni, hogy TÖRLÉS.

Amit kapsz

• Ügyfelenként egy karton, tizenegy fülre rendezve
• Adószám alapján, NAV-ból kitöltött név és cím
• Kereshető, szűrhető ügyféllista címkékkel és felelős könyvelővel
• Kitöltött iratminták DOCX-ben: megbízási szerződés, meghatalmazás, adatkezelési nyilatkozat
• Privát jegyzetek, óranapló és módosítási napló
• GDPR export és anonimizálás, a bizonylatok megőrzésével
• Tömeges import CSV-ből a „Tömeges import” gombbal