Egy nap a Contóval: egy egyéni könyvelő hétfője

Eszter ügyfélköre vegyes: egyéni vállalkozók, néhány KATA-s és átalányadózó, pár kft. és egy pékség két pénztárgéppel. Hónap eleje van, 20-án esedékes a havi ÁFA.

07:00 — Amíg Eszter kávézik, a rendszer már dolgozik

• Behúzza a NAV-ból minden ügyfél bejövő és kiállított számláit — ami e-mailben és a NAV-ból is megjött, azt egyszer számolja.
• A Billingóban vagy a Számlázz.hu-n számlázó ügyfeleknél a kiállított számlák PDF-jét is behúzza.
• Megjönnek a pékség két pénztárgépének hétvégi napi zárásai a NAV-tól.
• Elmennek az automatikus levelek: határidő-emlékeztetők, hiányzó iratok bekérése, és a heti lista azoknak az ügyfeleknek, akiknél egy NAV-számlához még nincs kép.

Hétfő lévén Eszter megkapja a heti összefoglalót is: a hét határidői, a nyitott feladatai, melyik ügyfél írt vagy küldött számlát — és iroda-szinten két jelzés: három ügyfélnél nyitott iratbekérés vár, a pékség egyik pénztárgépe pedig 3 napja nem küld adatot a NAV-nak.

08:15 — Mai napom

Belép, és a Mai napom oldalon egy listában látja, mi a teendő. Először a pékséget hívja: a gép hétvégén áramtalanítva volt, ma újraindítják. A hívás idejét az óranapló rögzíti — a jövedelmezőségi riport ebből számolja, melyik ügyfél mennyit ér óránként.

08:40 — Beérkezett bizonylatok, keresgélés nélkül

Az ügyfelek a saját bizonylat-címükre küldték a számlákat — néhányan a szállítóikkal is oda küldetik —, pár fotó pedig a portálon jött, telefonról. Eszternek semmit nem kell lementenie vagy átneveznie: az AI kiolvasta a számlákat, és mindegyik az ügyfél Számlák fülére került. Ahol a NAV-számlához megjött a kép, ott eltűnt a „Képre vár” jelzés.

09:00 — Hónapzárás a Könyvelési előszobában

Kiválasztja az első ügyfelet és a szeptembert. Felül három szám: összes, kész, kivétel.

1. Szabályok futtatása. Az ismert partnerek számlái — telefon, bérleti díj, könyvelési díj — magától megkapják a főkönyvi számot és az ÁFA-kódot.
2. Kivételek. Csak négy tétel maradt, mindegyik mellett az ok. Egy új szállító számláját Eszter egyszer kontírozza, és a „Mentés + szabály” gombra kattint — legközelebb ezt már a rendszer csinálja.
3. Várt számlák. A Google Ads és a Canva számlája nincs a NAV-ban, a rendszer mégis várja őket, mert Eszter egyszer felvette őket. A Google-é megjött és a helyére került; a Canváét a heti emlékeztető bekéri az ügyféltől.
4. Bankkivonat. Eszter feltölti a szeptemberi kivonatot, a rendszer ellenőrzi: a nyitó egyenleg és a tételek fillérre kiadják-e a záró egyenleget. „Egyenleg rendben.” Ahol a közleményben ott a számlaszám, a tétel magától párosul; ahol csak az összeg egyezik, ott javaslat — Eszter dönt.
5. Feladás. Kulcs-Könyvelés csomag hibalistával, amit a Főkönyvi Adatimporter közvetlenül betölt. A könyvelés a megszokott programban marad — csak már ellenőrzött, kontírozott adatból.

10:30 — A pékség

A „Pénztárgépek” panelen ott a szeptemberi forgalom és az ÁFA-bontás gyűjtőnként (5% és 27%). Eszter egy kattintással táblázatba exportálja a bevalláshoz. A pékségtől egyetlen napi zárást sem kellett bekérnie.

11:00 — Ügyfélkérdések

Egy ügyfél a portálon azt kérdezi, mikor esedékes a bevallása és mit kell még beküldenie. A választ ő maga is látja a portálon — a határidőit és a hiányzó számlaképek listáját —, Eszter pár sorban megerősíti. Közben megkérdezi az AI asszisztenst, kinek van még nyitott ÁFA-határideje 20-ig, és egy listát kap válaszul.

13:00 — NAV-levél

Egy ügyfél lefotózta a NAV hiánypótlási felszólítását. Eszter feltölti a NAV értesítések közé: az AI kiolvassa a típusát, a határidejét és az összegét, a határidő pedig bekerül a naptárba.

14:00 — Befizetendők az ügyfél elé

A KATA-s ügyfelek havi tételes adója tervezetként már ott áll a Befizetendők fülön, a rögzített összeggel. Eszter átnézi, egy szünetelő ügyfélnél a hónapot „Nem esedékes”-re teszi, a többit egy-egy kattintással kiküldi – az ügyfelek a portálon látják, mit, hová és meddig utaljanak. Hónap elején így nem telefonálnak, hanem fizetnek.

15:30 — Díjszámlázás, amivel nem kell foglalkozni

Az automata díjszámlázás a hónap elején kiállította a havidíjakat. Az átutalásokat a Billingo párosítja, a Contóban magától „fizetve” lesz, aki pedig kártyával fizet, a portálon teszi.

16:30 — Vége a napnak

Még két ügyfél hónapzárása ugyanígy, aztán Eszter kilép. Amit ma nem kellett csinálnia:

• számlákat keresgélni az e-mailek között,
• a NAV-listát kézzel összevetni a beérkezett számlákkal,
• bankkivonatot tételenként kipipálni,
• ötödször is levelet írni ugyanazért a hiányzó számláért,
• napi zárásokat bekérni a pékségtől.