Mai napom

Mivel kezdjem ma?

A legtöbb irodában a nap keresgéléssel indul. Ki írt? Ki küldött számlát? Melyik határidő ég? Jött NAV-levél? Ha ez öt helyen van (levelezőben, táblázatban, határidőnaplóban, telefonon), az első óra arra megy el, hogy kiderüljön, mivel kell foglalkozni. A Mai napom a Conto kezdőoldala. Belépés után ezt látod először, és egy oldalon mutatja, mi vár rád ma.

Hogyan működik?

1. Felül a legsürgősebb. Ha NAV-értesítés vár feldolgozásra, az oldal tetején piros sáv jelzi, és egy kattintással a NAV-értesítésekhez visz.
2. Ügyfél-aktivitás. Itt látod, melyik ügyfélnél van új üzenet, feldolgozandó számla vagy friss dokumentum (amit az ügyfél az elmúlt 7 napban töltött fel). Ahol több a teendő, az kerül előre, és az olvasatlan üzenet többet nyom a latban. Egy sorra kattintva megnyílik az ügyfél kartonja.
3. Határidők két sávban. A „Sürgős és közelgő (7 napon belül)” blokkban a már lejárt tételek is ott vannak, ilyen jelzésekkel: „3 napja lejárt”, „Ma esedékes!”, „Holnap”. A színük a prioritást mutatja, és ahol NAV-bírság a tét, ott egy NAV címke is áll mellette. Alatta a „Közelgő (8–30 nap)” lista következik.
4. Ügyfelek oldalt. A jobb oldali hasáb az aktív ügyfeleket mutatja, mindegyik mellett a nyitott határidők számával. Adminként ez az „Összes ügyfél”, könyvelőként az „Ügyfeleim”.

Így használd

1. Nyisd meg a Mai napom oldalt. Az oldalsáv Áttekintés szekciójában ez az első menüpont. A mellette lévő piros szám az olvasatlan ügyfélüzenetek, a feldolgozandó számlák és a függő NAV-értesítések összege, így bármelyik oldalról látod, hogy van-e új teendő.
2. Első belépéskor nézd meg az „Első lépések” kártyát. Adminként egy üres irodában négy lépést kapsz. Kettő az alap: „Vedd fel az első ügyfeled” és „Állítsd be a cél óradíjat”. Kettő ajánlott: „Kösd be az e-mailt és a számlázást” és „Hívd meg a csapatod”. A kész lépéseket kipipálja a rendszer, a kártyát pedig el is rejtheted.
3. Kezdd felülről. Ha van feldolgozatlan NAV-értesítés, azzal foglalkozz először, mert ezeknek gyakran rövid a határideje.
4. Menj végig az ügyfél-aktivitáson. Az ikonok megmondják, mi vár: buborék az üzenet, lap a számla, mappa a dokumentum. A sorra kattintva az ügyfélkartonon folytatod.
5. Zárd a határidőkkel. A sürgős tételekre kattintva az ügyfélkartonra jutsz. A teljes listát az „Összes határidő megtekintése” linken éred el.

Hétfő reggel: heti összefoglaló e-mailben

Hétfőnként reggel a Conto magától küld egy heti összefoglalót minden adminnak és könyvelőnek, így a hetet úgy kezded, hogy be sem kell lépned. Ami benne van:

• a hozzád rendelt ügyfelek határidői a következő 7 napra, a lejártakkal együtt,
• a nyitott feladataid, amelyek a héten esedékesek vagy nincs határidejük,
• az ügyfél-aktivitás: kinél van olvasatlan üzenet, feldolgozandó számla vagy friss dokumentum.

Az admin ezen felül iroda-szintű jelzéseket is kap. Látja, hány dokumentum-bekérés van még nyitva, hány lejárt, kifizetetlen díjszámla van és mekkora összegben, és melyik online pénztárgép nem küldött 3 napja adatot a NAV-nak. Ha valakinek nincs semmi jelentenivalója, nem kap üres levelet.

Amit kapsz

• Egyetlen kezdőoldal, ahol a nap teendői sürgősség szerint sorakoznak
• Ügyfél-aktivitás ügyfelenként: új üzenet, feldolgozandó számla, friss dokumentum
• Lejárt és 7 napon belüli határidők prioritás-színezéssel és NAV-kockázat jelzéssel
• Figyelmeztetés a függő NAV-értesítésekről
• Teendő-számláló a menüben, hogy bármelyik oldalról lásd az új tételeket
• Szerepkör szerinti nézet: a könyvelő a saját ügyfeleit látja, az admin az egész irodát
• Heti összefoglaló e-mail hétfő reggel, az adminnak iroda-szintű jelzésekkel

Tippek

• Rendeld hozzá az ügyfeleket a felelős könyvelőhöz. Így mindenki a saját Mai napom oldalán és a saját heti levelében látja a saját ügyfeleit.
• Állítsd be a cél óradíjat már az elején. A jövedelmezőségi riport ehhez méri, melyik ügyfél éri meg.