Dashboard és analitika

Az iroda állapota ne csak érzés legyen

„Szerintem jól állunk” — amíg nincs szám mögötte, ez csak benyomás. Hány aktív ügyfél van? Mennyi a havi díjbevétel? Hány határidő csúszott le? Javul vagy romlik a határidő-teljesítés? Ezt táblázatból összerakni minden hónapban fél nap. A Contóban a számok maguktól frissülnek abból, amit amúgy is rögzítesz: ügyfelekből, határidőkből, számlákból.

Hogyan működik?

1. Dashboard: a pillanatkép. Négy kártya: Aktív ügyfelek (az összes ügyfél számával), Nyitott határidők, Lejárt határidők és Havi bevétel, vagyis az aktív ügyfelek havi könyvelési díjainak összege. Alattuk egy oszlopdiagram mutatja a nyitott határidőket típus szerint (ÁFA, SZJA, TAO, bérszámfejtés és a többi). Ha van lejárt határidő, piros figyelmeztetés jelenik meg.
2. Analitika: a trendek. Az Analitika öt fülön bontja ki a számokat: Áttekintés, Ügyfelek, Határidők, Számlák és Jövedelmezőség.
3. Szerepkör szerinti adatok. A könyvelő a Dashboardon a hozzá rendelt ügyfelek adatait látja, díjbevétel nélkül. Az admin és az olvasó (riport) szerepkör az egész irodát látja, és az Analitika is nekik szól.

Mit mutatnak az Analitika fülei?

• Áttekintés. KPI-kártyák: Havi bevétel (MRR), Aktív ügyfelek, Compliance arány (a teljesített határidők aránya, darabszámmal) és Lejárt határidők. Mellettük a havi számlaszám az utolsó 6 hónapra, a compliance arány havonta, és két kördiagram: honnan jöttek a számlák (fotó, PDF, online), és milyen státuszban vannak.
• Ügyfelek. Új ügyfelek havonta az utolsó 12 hónapban. Az admin itt egy Könyvelők teljesítménye táblát is lát: könyvelőnként az ügyfelek száma, az MRR, a compliance arány és a lejárt határidők.
• Határidők. A havi compliance arány vonaldiagramon, és a teljesített határidők az összeshez képest, hónapról hónapra.
• Számlák. A havi számlafeldolgozás mennyisége, a forrás és a státusz megoszlása az utolsó 90 napra.
• Jövedelmezőség. Ügyfelenként a havi díj és az óranaplóban rögzített ráfordítás alapján kiszámolt Ft/óra. Részletesen a Jövedelmezőségi riport oldalon írunk róla.

Így használd

1. Nyisd meg a Dashboardot. Az oldalsáv Áttekintés szekciójában közvetlenül a Mai napom alatt találod. Ha egy pillantással látni akarod, hol tart az iroda, ez elég.
2. Figyeld a Lejárt határidők kártyát. Ha nem nulla, a lap alján piros sáv is jelez. A részleteket a Határidők menüpontban nézd meg.
3. Havi áttekintéshez nyisd meg az Analitikát. Az Iroda szekcióban van, és az adminok, valamint az olvasó szerepkörű felhasználók látják.
4. Válts a fülek között. Kezdd az Áttekintéssel, aztán nézd meg a Határidők fület: emelkedik vagy esik a compliance arány?
5. Frissíts, ha kell. A jobb felső „Frissítés” gombbal újratöltöd az adatokat anélkül, hogy elhagynád az oldalt.

Amit kapsz

• Négy kulcsszám a Dashboardon, külön összesítés nélkül
• Havi díjbevétel (MRR) az aktív ügyfelek díjaiból
• Határidő-teljesítés havi trendje és a lejárt határidők száma
• Számlamennyiség, forrás és státusz megoszlása
• Könyvelőnkénti bontás: ügyfélszám, MRR, compliance, lejárt tételek
• Ügyfelenkénti jövedelmezőség Ft/órában
• Szerepkör szerinti hozzáférés: a díjbevételt a könyvelő nem látja, az olvasó szerepkör írás nélkül riportolhat

Tippek

• Az MRR annyira pontos, amennyire a havi díjak: töltsd ki a „Havi könyvelési díj (Ft)” mezőt minden ügyfélnél.
• A Könyvelők teljesítménye tábla akkor beszédes, ha minden ügyfélnek van felelős könyvelője. A hozzárendelést az Ügyfelek listában egy kattintással megadhatod.
• A Számlák fül forrás-megoszlásából látod, mennyi számla jön fotóként, PDF-ben vagy online. Ez segít eldönteni, kinek érdemes a portált vagy az e-mailes beküldést ajánlani.